C'est automatique !

Si vous avez l’intention d’éditer un catalogue produits, les cartes de visites de vos 150 collaborateurs ou tout type de mise en page répétitive, demandez alors à votre agence de communication préférée d’utiliser « la fusion de données InDesign ».

Mais ne rêvez pas, passer d’un document Excel à une belle mise en page dans InDesign en un clic ne restera malheureusement qu’un fantasme. Cependant pourquoi demander à un graphiste de passer de longues heures répétitives à enchaîner des copier-coller alors qu’il existe un procédé simple d’automatisation ?

Que des avantages

1 – Moins long

Cela permet de réduire considérablement le temps de production. En effet, même si le temps de préparation des données et de la maquette en amont est plus long, la mise en page automatique se fait quasiment en un clic. Donc plus le nombre de données à fusionner est important, plus le gain de temps est grand.

2 – Moins d’erreurs

Cette technique permet également de diminuer le risque d’erreur.  D’une part parce que la saisie des informations sur Excel est très cadrée et d’autre part car cela évite l’erreur humaine dans le processus de mise en page (mauvais copier-coller…) due à la répétition de la tâche.
Limiter le risque d’erreur simplifie aussi le travail de relecture et de correction, ce qui nous ramène au point 1 : moins long.

3 – Moins cher

Nous voici arrivés à l’argument choc : le prix. En toute logique, le temps économisé par l’agence dans la production et les relectures se fait ressentir dans la facture. CQFD
Un service plus rapide, sans risque d’erreur et moins cher, vous êtes prêts à passer le pas, mais encore faut-il que votre projet d’édition corresponde aux contraintes de la fusion de données. Ce procédé se limite en effet aux mises en pages répétitives, présentées sous forme de listes ou de modules.

Ci-dessous deux exemples de projets sur lesquels Orignal communication a éprouvé cette méthode :

Le trombinoscope de Comète France (56 pages)

Chaque module du trombinoscope de Comète France contient une photo, des infos sur la personne et des pictos.

Les guides hébergements (64 pages) et restauration de Huelgoat-Carhaix tourisme

Exemple de page avec trois modules du guide des hébergements de Huelgoat Carhaix.

Les étapes du procédé

Vous voilà alléchés, voyons maintenant comment se déroule un projet automatisé.

1 – La préparation

L’automatisation nécessite un travail de préparation minutieux.
Dans un premier temps, nous devons nous accorder avec vous sur le contenu à faire figurer. Par exemple :

• pour un trombinoscope : nom, prénom, fonction, photo, téléphone, adresse mail…
• pour un annuaire : titre, nom de la structure, secteur d’activité, texte descriptif, site web, horaires d’ouverture…
• pour un guide touristique : labels, photo, pictogrammes, adresse, coordonnées GPS…

L’important est de ne rien oublier. Il faut aussi anticiper la longueur des textes de chaque champ (ex : prénom le plus long) afin d’éviter par la suite des erreurs de textes qui dépassent.

2 – Le travail de la maquette

Ce n’est que lorsque l’ensemble des critères de saisie est défini que nous proposons une maquette de mise en page correspondant au contenu (sous InDesign). Une fois la maquette validée, nous la préparons pour l’automatisation : préparation de gabarits, définition des zones de champs, des feuilles de style…

3 – Le travail de qualification de la base de données

En parallèle, se déroule le travail de saisie sur Excel. Soit nous nous en chargeons, soit c’est vous qui exécutez cette tâche pour réduire le coût de la prestation.

Nous vous accompagnons dans ce travail en vous remettant une note méthodologique détaillée expliquant comment remplir l’Excel, harmoniser la rédaction des contenus, calibrer les textes et photos… Cette base de données doit être méticuleusement remplie afin que la fusion de données s’effectue correctement : un critère par colonne, des noms simplifiés pour les photos, pas de retour à la ligne ni de tabulation dans les cellules, etc.

Exemple de fichier excel préparé pour une fusion de données sur InDesign.
Chaque colonne correspond à un champ spécifique et chaque ligne à un module.

4 – Le travail de fusion de données

Lorsque la base de données est entièrement complétée, nous importons alors toutes les données du fichier Excel dans la maquette Indesign. C’est une manipulation relativement rapide si l’Excel ne comporte aucune erreur.
Suite à cela, nous vérifions dans les moindres détails si tout s’est bien passé et procédons à quelques ajustements manuels.

5 – FIN

Il ne reste plus qu’à mettre en page les éléments non automatisés (couverture, sommaire…) et vous voici en possession du document finalisé prêt à l’impression.

Tous à vos excel !

PS : La fusion de données est une méthode simplifiée de mise en page automatique sur InDesign. Si vous êtes en possession d’une base de donnée XML, C’est aussi possible, plus souple, mais c’est une autre histoire… 🙂